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[活動] 104年5月「檔案應用實務交流工作坊」會議報導與紀錄
2015-08-16


政大圖書資訊與檔案學研究所於515日舉辦檔案應用實務交流工作坊,邀請福建省檔案學會與各界檔案專業人士,一同進行檔案應用工作之意見交流,期能從不同的觀點中汲取其成功之經驗,並共商在業務進行時的難題解決途徑。

*議程參考請點此

以下針對6位講者之演講內容進行簡單整理,並收錄各講題QA交流片段:

 

 一、林巧敏教授:檔案資源使用者經驗的蒐集,可以借助調閱單上的資料以及入館登記單取得調閱檔案項目和使用者背景,以便日後進行使用者分析之研究。

Q1:如何取得檔案館的詳細利用數據?

A1:感謝檔案館的相助,與檔案館裡的館員進行合作,在進行使用者分析時,調閱有調閱單,調閱單可以提供很多資料,像是調閱的檔案資料等等。另外使用者入館,也 會有入館登記,可以取得詳細的使用者背景,如海內人士或海外人士。可以根據來館流程取得許多使用紀錄,彙整調閱記錄與到訪記錄,可以得到許多統計資料。

 

二、周曉雯組長:機關檔案的徵集方法分為依主題與計畫式兩種,依主題進行徵集如228事件;計畫式徵集以府院的檔案為主,品質上與確保完整性是在移轉檔案時,先以回溯編目的方式建檔,除實體檔案也須將目錄移轉進館,並定各機關都使用的統一欄位,以及加強輔導各機關對於檔案的諸多概念。

 Q1:機關檔案徵集的方法及如何確保完整性?

 A1:檔案的保存年限為25年,徵集的方法分為依主題與計畫式兩種,依主題進行徵集如228事件;計畫式徵集以府院的檔案為主,品質上與確保完整性是在移轉檔案時,先以回溯編目的方式建檔,除實體檔案也須將目錄移轉進館,並定各機關都使用的統一欄位,以及加強輔導各機關對於檔案的諸多概念。

 Q2:國家檔案局檔案利用申請准許率為99.96%,而大陸的使用者是否就是那0.04%?

 A2:檔案館對於使用者是沒有任何使用的相關規定。但會受政府資訊公開法影響,因為檔案是政府資訊的一部分。政府資訊公開法第9條提到具有中華民國國籍並在中華民國設籍之國民及其所設立之本國法人、團體,得依本法規定申請政府機關提供政府資訊。而外國人,以其本國法令未限制中華民國國民申請提供其政府資訊者為限,亦得依本法申請之。剛剛所提的99.96%是沒有接受大陸人士申請。大陸人士申請可以透過海基會證明後會提供檔案,以供做為大陸人士所需的證明。

 

三、邱川燕副研究員:對中小學學生進行檔案推廣應用的實際經驗,以儋州市為例,主要是以夢想銀行的方式進行,將中小學生的夢想寄存在檔案館裡面。若干年以後再來檔案館找尋當年的夢想。使中小學生從小就有機會進入檔案館並接觸檔案,讓中小學生提高對於檔案的概念,以增加檔案館的使用。

 Q1:行政體制上,福建省科技檔案館與福建省檔案館是否有上下或平行關係

 A1:福建省檔案館是福建省科技檔案館的業務指導部門。福建省科技檔案館是一個專業館,專門蒐集科研的檔案。

Q2:儋州市是如何讓中小學的學生使用檔案或接觸檔案?

A2:以夢想銀行的方式進行,將中小學生的夢想寄存在檔案館裡面。若干年以後再來檔案館找尋當年的夢想。使中小學生從小就有機會進入檔案館並接觸檔案,讓中小學生提高對於檔案的概念,以增加檔案館的使用。

 

四、王麗蕉主任:臺灣私人檔案的典藏早期蒐集辛苦,但自2007年我國中央研究院開始把資料做成可線上查詢的系統,讓民眾了解這些被徵集的資料是有在被使用,方使私人檔案徵集業務漸趨順利。

Q1:典藏私人檔案的辦法為何?

A1:早年蒐集資料很辛苦,必須到各個鄉鎮與民眾培養感情,才有機會獲得檔案資料。從2007年開始蓬勃發展,是因為中研院開始把資料做成可線上查詢的系統,讓民眾了解這些被徵集的資料是有在被使用,因此得以順利推廣。

 

五、陳憶華專委:檔案數位化的優先順序取決於檔案的損壞狀況與使用次數,另外若遇特別的捐贈或是臨時徵集到的重要檔案則會以插入的形式進行數位化。

Q1:如何規劃數位化標準?

A1:依檔案損壞狀況及檔案的重要性還有使用性上是否為大多數人在利用。根據這幾個因素決定哪些檔案要優先數位化。另外如果遇到特別的捐贈或是林時的重大檔案會以插入的形式進行數位化,像最近抗戰70年紀念,陳誠的家屬捐贈的陳誠日記手稿就會優先數位化。絕大多數的數位化都是由同仁在進行,但遇到突發的狀況就會請廠商幫忙做數位化。

Q2:開放利用的限制為何?

A2:沒有利用限制,甚至妳需要有特別需求我們也有複製辦法,複製辦法可以黑白影印或是電子檔備份而且價格也只要一頁100元,所以沒有任何的限制相當的便宜。唯一要注意的就是家族或個人檔案因為這些檔案有隱私上的問題所以必須到館才能使用。

  

六、林東主任:福建省高校檔案館的設立標準有三:其一,建校歷史在50年以上;其二,全日制在校生規模在1萬人以上;其三,已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上。期望能以福建省檔案館之經驗作為臺灣檔案館未來發展之參考。(文/王琪寛)

Q1:福建省高校檔案館的設例是否有法規可依循?

 A1:是依循高等學校檔案管理辦法而設立。設立條件為具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館:

  (一)建校歷史在50年以上

  (二)全日制在校生規模在1萬人以上

  (三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷以上

Q2:福建省高校檔案館與福建省檔案館的關係為何?

A2:福建省高校檔案館是由福建省教育部與福建省檔案館共同管理指導。

Q3:將畢業生的論文收錄進高校檔案館,是否與圖書館的功能產生衝突?

A3:在大陸圖書館本身沒有收錄畢業生的畢業論文,而是由各系院在收錄,因此不會產生衝突。

 

圖1 工作坊與會來賓全體合照

 

 

圖2 福建檔案學會雷理事長與薛所長互贈禮物

 

圖3 林巧敏教授致贈福建檔案學會個人著作

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