一、時    間：2013年11月5日(星期二)10時分至12時

二、地    點：中央研究院台史所817會議室

三、出席人員：

              政治大學圖書資訊與檔案學研究所副教授 林巧敏

              中央研究院研究助技師  陳淑君

              中央研究院台史所檔案館 李依陵

              中央研究院台史所檔案館 王麗蕉

              政治大學圖書資訊與案學研究所博士生 陳慧娉

四、紀錄：陳慧娉

五、討論議題：

              1. 中研院台史所檔案編排實務經驗分享報告

              2. 個人檔案編排描述相關文章閱讀分享報告

              3. 讀書會下次討論議題

六、討論事項

（一）中研院台史所檔案編排實務經驗分享報告

王麗蕉主任報告台史所檔案編排實務，簡報台史所檔案館整編流程、編排分類、描述著錄等。

● 1897-1940年代總督府專賣局的資料，原先放在近史所十年，共1.2萬冊，有280萬幅數位影像。台史所檔案館後又重新做檔案描述，並開放目錄使用查詢，目前台灣文獻館與台史所檔案館各自有一套描述。專賣局40年的檔案，門類經過多次修改，經與學者討論後，依專賣品項，列出人事、會計等等(調整分類)，案卷部份依功能編排，件的部份則依實體編排。

●個人檔案的整理與捐贈者保持溝通很重要，經常需要透過訪談瞭解捐贈者對於自己檔案的看法，據以釐定檔案分類編排的架構。

●過去檔案館為拋磚引玉，將文書與檔案以無酸媒材整理包裝，但造成體積龐大、使用不便等問題。未來實不宜再以此方式作大規模整理。

●陳澄波個人文書捐贈時，原始來源已經整理為1-5系列為藝術創作，6-10系列為個人史料。其中較具特色之38本素描本，因清楚標註日期，可供創作歷程研究分析。

                                                                  王麗蕉主任報告，與會成員共同討論

（二）個人檔案編排描述相關文章閱讀分享報告

1. Carolyn Harris.(2012). Paper Memories, Presented Selves: Original Order and the Arrangement of the Donald G. Simpson Fonds at York University. Archivaria,74.

本篇主要說明作者與檔案捐贈者Donald G. Simpson訪談且共同整理捐贈檔案的歷程，此文部份經歷與台史所過去整理個人檔案經驗相似。

2. Jennifer Douglas, Heather MacNeil.(2009). Arranging the Self: Literary and Archival Perspectives on Writers’ Archives. Archivaria,67.

本篇主要提供三個個人檔案全宗的整理經驗，包括：

● University of Guelph 典藏L.M. Montgomery Collection,[清秀佳人的作者]

● McMaster Universityt典藏 Marian Engel Fonds,[加拿大知名作者，創新小說、短篇小說以及非小說]

● University of Calgary典藏 Alice Munro Fonds[2013年諾貝爾文學獎得主]，短篇故事

兩篇文章經導讀後，討論提出的問題重點：

● 一個全宗是否只能依循一種邏輯編排順序？在個人檔案整理實務有困難，故有依內容主體與資料類型併用，但以related records著錄關連資料。

● 接受個人檔案捐贈後，是否完全依循原始順序原則不能更動檔案編排分類結構？因個人檔案資料形式多元紛雜，原始順序原則在個人檔案編排的適用性大打折扣。但需要維持原來捐贈者的編排方式，以還原捐贈者對於個人紀錄的形成過程與使用脈絡。但可加上檔案分類專業的必要小幅調整，過程可與捐贈者討論。

● 捐贈的文件有可能是檔案產生者想要提供的資料，如已經捐贈者篩檢，檔案館仍需要根據館藏發展政策，判斷這些檔案是否有價值。

                                                                            檔案編排描述編排報告情形

（三）本議題小組未來討論之議題重點

巧敏老師：經由本週個人檔案整編過程的文獻討論，接下來依循問題討論的焦點－原始順序原則。建議下一次可共同閱讀下列兩篇文章，以延續觀察原始順序原則的發展趨勢。

1. Heather MacNeil. (2008). Archivalterity: Rethinking Original Order. Archivaria,66.

訪問多位學者關於編排描述(理論與方法論)的看法及建議，以及這些理論在不同國家及傳統的實踐。

2. Jane Zhang.(2012). Original Order in Digital Archives. Archivaria,74.

以兩年時間調查，原始順序在電子文件從檔案管理系統轉入數位檔案館後，是否仍有用，以三個計畫為說明案例。

決議：

（1）本議題小組讀書會研討主題先以「檔案編排描述原則的研究」為主，為掌握問題現況，先邀請工作實務者（例如國史館、台史所檔案館、近史所檔案館等），提供有關個人檔案或政府機關檔案進行編排整理的實務經驗分享，並同時閱讀編排描述相關文獻，俾本讀書會成員從中釐清問題，以尋求研究焦點。

（2）下次讀書會時間預計2013年12月4日（週三）下午18:00-20:00 於政大水岸咖啡召開，預計邀請檔案局相關人員提供檔案編排實務經驗分享報告，同時，讀書會成員報告兩篇文章心得與討論。